在起草新的或修改现有的大学政策时，各院系应遵循以下建议的写作指导.
一般写作指引
- 保持简单. 政策应该用通俗易懂的语言书写，而不是法律术语. 这项政策应该很容易被整个大学社区理解.
- 保持一般性. 政策不可能考虑到所有可能的情况. 政策应该写得很宽泛，但要足够清晰，以适用于不同的情况. 详细的指导可以在常见问题解答或详细的过程指南或标准中提供.
- 使之相关. 政策应该清楚地告诉受众它为什么存在, 受影响的人, 主要条件及限制, 在什么时候、什么情况下适用, 以及该如何执行. “艺术条款”应在“定义”一节中为读者清楚地定义.
- 检查准确性和合规性. 确保政策草案符合所有州教育委员会的政策, 管理大学政策或规章的, 现行的联邦和州法律法规, 以及行业要求.
- 确保策略可以被执行. 不打算强制执行的政策, 或者在没有确保适当资源的情况下书面承诺履行义务, 不应该写.
- 清楚地说明谁做什么. 清楚地表达部门和个人的角色和责任. 确保政策说明谁被授权做出某些决定，谁负责执行某些职责.
- 少即是多. 一个政策不需要很长. 在很多情况下，越短越好. 政策的目标是简洁、清晰地传达重要信息. 较长的策略可能难以理解、解释和应用.
使用大学政策模板
使用 大学政策模板（msword格式） 起草或修改政策时.
遵循模板对于一致性和可访问性非常重要. 该政策模板旨在帮助确保各种能力的人都能获得服务.
所有政策的标题应该使用Arial字体，段落文本应该使用Garamond 12 pt字体.
为你的读者写作
大多数政策的受众是整个大学社区. 语言必须是所有听众都能理解的, 不仅仅是主题或技术专家.
- 假设读者对校园和大学社区有基本的了解，但不了解具体的政策或程序.
- 用精确的词、短句和可理解的术语清晰地写作. 如果使用技术术语或具有特殊含义的词语, 在策略的“定义”部分定义它们. 在整个策略中使用相同的术语保持一致.
- 使用“必须”而不是“shall”，使用“should”时要有意为之,，这意味着建议而不是要求. 记住，大学政策通常是强制要求, 没有传达宽容的指导方针或建议.
使用通俗易懂的语言
简洁的语言有助于确保政策的清晰, 简洁的, 并且被整个大学社区所理解. 一个有用的资源是 联邦简明语言指南 旨在促进所有政府通讯使用通俗易懂的语言.
- 使用主动语态来清楚地说明谁做了什么. 被动语态模糊了谁对什么负责. 在主动语态中，行为的部门或个人是句子的主语. 在被动句中，被作用的人或物是句子的主语.g.，写“副总裁必须……”.，而不是“副总裁的最终责任是……”..”; write “notify appli可以ts who were not selected for an interview….，而不是“未被选中参加面试的申请人必须通知……”)。. 在有限的情况下, 当一个行为在法律上紧随另一个行为时，被动语态是合适的, 除了法律本身，没有其他行为者.
- 使用简单直接的语言，避免行话和限定词.g.完全地，完全地，绝对地等等.).
- 避免使用多个分句.
- 最小化的缩写. 缩略语可能会打断阅读过程，要求读者回顾策略, 或者查阅定义, 要记住缩写. 如果缩略语有常见用法，不要定义它们. 它占据空间，让读者厌烦. 例子包括：PhD， ADA， CIA， ATM.
- 使用适当的标点和语法来帮助你的听众理解政策.
- 使用“必须”来表示需求，而不是“shall”.“shall”的用法不精确，既可以表示义务，也可以表示预测. 不要用shall，用：
-“必须”表示义务；
- “绝对不能”作为禁令，
-酌情诉讼为“可能”，以及
-“应该”作为推荐. - 省略多余的词语
多余的词 普通的替代品 能够 可以 对…负责 必须 根据… 下 如果 if 关于 出 足够数量的 足够的 为了… to 作为…的结果 因为，因为，since 以及 也, 只要… 如果,因为 在任何时候 总是（或省略）
使用性别包容的语言
政策必须使用性别中立和性别敏感的语言编写.
- Do not use masculine or feminine pronouns as the default; use “they” or “the 个人.”
- 避免使用带有性别的名词，如主席、男人、人类. 而不是, 使用中性名词，如chair, 部门主管, 协调员, 人类, 个人, 或人.
- 写作中心是一个有用的资源, 北卡罗来纳大学教堂山分校的网络讲义, 性别包容性语言.
遵循大学的文体指南
- 在策略中使用一致的术语(例如.g.，不要将“机构”和“大学”混用).
- 使用365体育和365体育作为第二参考. 不使用BSU.
- 除非是正式名称的一部分，否则不要大写“university”.
- 除非用作正式头衔的一部分，否则不要大写college.
- 职位名称不要大写(总裁, 教务长, （院长），除非用作名字之前的正式头衔.
- 除非使用正式的头衔，如department of History.
- 网站是一个词，http://从网址中删除，除非需要直接链接.
有关其他风格指导，请参阅 365体育风格指南.
避免使用复杂的表格、视觉辅助工具和图形
Tables and other graphics 可以 make complex information easier to 下stand; however, 它们可能给残疾人带来无障碍问题. 表格和其他图形不应该是传达信息或策略需求的主要手段, 不鼓励使用复杂的表格和图形. 如果它们是用来帮助理解的，那么它们必须是易于理解的.